Čeká Vás ve firmě velká změna typu reorganizace, propouštění? Jste si jisti, že jste správně připraveni a umíte si představit co vaše sdělení může vyvolat? Možná vás napadá také otázka, jak minimalizovat negativní dopad na chod firmy po takovémto sdělení. Pojďme si ukázat základní kroky přípravy celého procesu, samotného sdělení a následné práce s reakcí zaměstnanců.

Krok první – Příprava

Přínosná je nejen příprava dat, opatření, ale i vnitřní sebeuvědomovací proces, který velmi pomůže k autentičnosti a porozumění. Určitě proto nepodceňujte přípravu managerského týmu, či jednotlivce, který bude tuto zásadní změnu sdělovat.

Využít můžete metody nenásilné komunikace (NVC = nonviolent communication). Jedná se o techniky sebepoznávací, tak i komunikační, které zohledňují naše vnitřní pocity, potřeby, pomáhají pojmenovávat neutrálně stav a situace a sdělit požadavek neútočnou formou.

Co konkrétně může přinést trénink dovedností metody nenásilné komunikace ve skupině majitelům/managementu za podpory lektora/mediátora?

• hlubší sebepoznání manažerského týmu
• ověření shody manažerského týmu při komunikaci procesu
• vyjasnění a sjednocení sdělovaného obsahu
• zlepšení komunikačních schopností
• větší sebejistota a přirozenost
• zvýšení šance pochopení a přijetí chystaných změn ze strany zaměstnanců
• propojení se zaměstnanci, získání důvěry, vzájemná loajalita
• předcházení dusné atmosféry, vznik domněnek a fám

Krok druhý – Scénář sdělení

Příprava

Štěstí přeje připraveným, proto zkuste promyslet scénář, podle kterého sdělení vystavíte. Zaměřte se na:

Formu sdělení

Volba způsobu sdělení dle zohlednění velikosti firmy: např. za účasti všech s osobní individuální možností reakce, nebo u velké firmy rozdělením do skupin/týmů/oddělení a výběrem dalších jiných platforem pro komunikaci/možnost zodpovězení dotazů a získání zpětné vazby

Přípravu dat

Stěžejním předpokladem důvěry a spolupráce je popsat stav firmy pravdivě, srozumitelně a neutrálně, s konkrétními daty a udáním důvodů/příčin tohoto stavu. Pravdivost a věrohodný popis pomůže později lidem pochopit, proč je proces změny skutečně urgentní a potřebný a zároveň tím napomůžete k budování důvěry a otevřenosti navzájem a napříč hierarchickými firemními patry. Tedy ve smyslu: O tobě a i S tebou.

Přípravu opatření/to do listu

Užitečné je, si předem vytvořit detailní scénář všech plánovaných kroků, jejich časového rámce, změn procesních i personálních, cíle opatření s udáním jejich přínosu/dopadu.

Sdělení

Samotné sdělení by se dalo rozdělit do čtyř základních kroků:

Úvod

Zahájit takovouto schůzku může být náročně a i nepříjemné. Zde by mohla pomoci dovednost techniky NVC, která bude formou a obsahem sdělení s Vámi v souladu, dodá vám autenticitu, upřímnost a je vůči publiku neútočná, nezraňující. Pro někoho ve vysoké manažerské pozici může být ale těžké, vyjadřovat co cítí a tím se emočně odhalovat.

Příkladem by mohl být takovýto úvod:

“Když vás tu všechny vidím pohromadě, mám trochu knedlík v krku/stažené hrdlo, protože bych vám potřeboval říct aktuální informace o firmě, které nejsou optimistické a potřeboval bych, abyste pochopili nezbytnost připravovaných změn. Rád bych vás tedy po mém sdělení požádal o vaše upřímné zpětné vazby, které pomohou objasnit nejasnosti či dovysvětlit plánovaná opatření a chystané změny, kterým potřebujete porozumět a následně i přijmout. Budu vděčný za vaši otevřenost.“

Detailní popis plánovaných opatření

Představení plánovaných kroků, časového rámce, detailní popsání procesu a důvodů všech změn srozumitelnou formou. Např. i informovat o vstupu krizového manažera do firmy a jeho úkolech, o celkových změnách v kompetencích a odpovědnostech jednotlivých pracovních pozic či týmů.

Srozumitelné sdělení požadavku

Vyjádření jasného požadavku, tedy toho, co od lidí potřebujete za pomocí technik NVC. Kdy neutrálně pojmenujete stav, řeknete co konkrétně potřebujete a o co je pro zvládnutí změny/opatření žádáte a prosíte (spolupráci, konstruktivní kritiku, otevřenost, vzájemnou podporu, oceňování etc.)

Vyjádření podpory

Informujte o možnosti individuální/týmové podpory a zmapování připravenosti k procesu změny. Např. nabídkou individuálních sezení pro ty, kteří si chtějí o tom, co by pro realizaci změny potřebovali, (doplnění vzdělání, více času a tréninku pro zvládnutí nových dovedností, podpora komunikačních dovedností pro řídící pozice, etc.) promluvit a nastavit případně i individuální a konkrétní plán změny s časovým rámcem.

Krok třetí – Práce s reakcí zaměstnanců

Prostor pro reakce

Je užitečné reagovat na nonverbální projev auditoria a dát šanci k propojení a porozumění. Být schopen uplatnit metodu NVC v praxi, dokázat vyjádřit co pozorujete, cítíte, potřebujete a pozitivně formulovat prosbu. Např:

„Když teď vidím vaše obličeje, neutrální ale i překvapené, tak si nejsem jistý, zda jsem vše vysvětlil srozumitelně a zcela jednoznačně. Potřebuji si to ověřit a chci, abyste měli jistotu, že uděláme pro vaši podporu a zvládnutí takové zásadní změny, maximum. Mohli byste mi tedy prosím pro ujasnění říct, jak jste mě pochopili a co ještě potřebujete vědět?“

Vrcholnému managementu, který má takovéto zásadní změny sdělovat, se může příčit a být nepříjemné dát najevo jakékoli emoce, protože se možná obává, že by takovéto pocitové obnažení mohlo poškodit jeho pověst schopného lídra a mohl by být považován za „slabého“. Všichni ale prožíváme emoce a i v této situaci nemusí být chybou ukázat svou „zranitelnost“ tím, že dáte najevo, že je vám skutečně líto, být nucen k takovýmto těžkým krokům přistoupit. Můžete dát najevo lidskost, soucítění a pochopení pro to, že může takovýto proces změny u někoho vyvolat zlobu, vztek, frustraci, strach i odmítání. Vyslovte jim podporu pro jejich potřeby.

Práce s reakcí a potřebami

Vyslechněte a následně pracujte se všemi reakcemi, i těmi negativními. Jsou za nimi často obavy a strach. Ptejte se na potřeby zaměstnanců a integrujte je do vašich plánovaných kroků a jejich časového harmonogramu. Respektování jejich názoru a podpora může být pro ně zásadním oceněním a motivací obtížné změny přijmout a zůstat firmě loajální.

Závěrem

• Když se napojíte na své potřeby, které chcete a musíte sdělit, pomůže vám to se osvobodit myšlenkově od představy nepřítele na druhé straně (jste více v klidu a nemáte tendenci „bojovat“ obhajobou, vysvětlováním, protiútokem). Vztahy se změní a lze dojít k vzájemné dohodě a porozumění.
• Když se vyjádříte jazykem neutrálního pozorovatele a svým pocitem a potřebou, řeknete víc než stovkami slov vyjadřujícími myšlenky a navíc vaše sdělení druhá strana nebude cítit jako útok.
• Když si ověříte, že vaše sdělení bylo druhou stranou skutečně přijato a bylo mu porozuměno, vyhnete se později nepochopení, troušení dezinformací a sabotérům.
• Když navíc vyjádříte upřímné ocenění týmu, kolegům za jejich konkrétní přínos firmě a sdělíte potřebu jejich podpory při procesní změně, může dojít k propojení, sounáležitosti a jednotě napříč celou firmou.
• Když najdete odvahu sdílet emoce a zůstat „lidští“ i ve vysokých manažerských pozicích, můžete tím naopak překvapivě získat důvěru a respekt svých zaměstnanců či kolegů.

_
Článek vyšel na portálu ipodnikatel.cz